BILAGSHÅNDTERING
At modtage fakturaen elektronisk er det nemmeste skridt. Arbejdet ligger i alle de beslutninger der skal træffes, efter at den er kommet ind.
Kort fortalt
Selve modtagelsen er sjældent problemet. Problemet er at fakturaen skal konteres, matches, godkendes og gemmes, og at hvert af de skridt har en ejer.
Et værktøj der kun læser bilaget, flytter arbejdet fremfor at fjerne det. Læsningen er det maskinen er bedst til, og den er ikke dér timerne går.
Beslutningen om hvem der må godkende hvad, er en forretningsbeslutning. Den skal træffes uanset hvilket værktøj I ender med.
Artiklen sammenligner ikke produkter. Den beskriver opgaven, så I kan stille de samme spørgsmål til alle der vil sælge jer noget.
Hvad der egentlig sker med en faktura
En leverandørfaktura ser ud som et stykke papir eller en fil, men den er en række beslutninger stablet oven på hinanden. Nogen skal afgøre hvad den hører til, om beløbet er rigtigt, om varen faktisk er kommet, hvem der har lov til at sige ja, og hvor den skal ligge bagefter så den kan findes igen om tre år.
Læsningen af bilaget er kun det første af de skridt, og det er samtidig det eneste en maskine er entydigt god til. Derfor er en løsning der kun læser fakturaen, sjældent den der flytter mest. Den flytter arbejdet fra tastningen over til kontrollen af det maskinen tastede.
Det er en anden opgave end medarbejdernes egne udlæg, selv om de to ofte bliver blandet sammen. Forskellen har vi beskrevet i Expense Agent er landet i Danmark, og udgiftsagenten taler dansk.
De beslutninger der ligger efter modtagelsen
Gå dem igennem i den rækkefølge de faktisk sker hos jer. Det er som regel nok til at finde ud af, hvor tiden går:
Hvad hører fakturaen til? Konto, afdeling, projekt. Er svaret indlysende for bogholderen men ikke skrevet ned nogen steder, står og falder det med en person.
Passer den med det I bestilte? Et match holder fakturaen op mod indkøbsordren og mod modtagelsen af varen. Det interessante er ikke matchet, det er hvad der sker med forskellen.
Hvem må sige ja? Og hvad sker der, når den person holder ferie i tre uger. Godkendelsesflows knækker på fravær, ikke på beløb.
Hvor ligger bilaget bagefter? Kan revisor selv finde det fra posteringen, eller skal nogen lede i en mailboks?
Hvad med momsen? En forkert momskode på en tilbagevendende leverandør bliver ikke fanget af en godkender, der kigger på beløbet.
Modtagelsen er en opgave for sig
Før noget af det ovenstående kan ske automatisk, skal fakturaen komme ind i et format et system kan læse. En PDF i en mailboks er ikke en elektronisk faktura, den er et billede af en, og forskellen er hele grunden til at der findes formater som OIOUBL og Peppol.
Den side af sagen har sine egne regler og sine egne fælder, og de ændrer sig i disse år. Vi har samlet status i OIOUBL 3.0 er aflyst. Det betyder ikke at I kan slappe af, og grundbegreberne står i NemHandel og OIOUBL: Hvordan sender man elektronisk faktura korrekt?
Skal I selv sende dokumenterne ud af Business Central, er det opgaven for VAX Transfer 365.
DET DER KOSTER TID
Godkendelsesflows knækker sjældent på beløbene. De knækker på at den der skulle godkende, holder ferie.
Spørg om det her, inden I køber noget
Spørgsmålene her passer på ethvert værktøj i kategorien, og de kan besvares på en skærm fremfor i en brochure:
Vis mig en faktura der ikke matcher ordren. Hvad sker der med den, og hvem får den at se?
Vis mig en leverandør I aldrig har set før. Hvor meget opsætning kræver den første faktura fra dem?
Hvad sker der ved en kreditnota? Den går den modsatte vej gennem flowet, og det er dér mange opsætninger er tyndest.
Hvor bor godkendelsen? Ligger den i økonomisystemet eller i et værktøj ved siden af, og hvad betyder det for sporet bagefter?
Hvad koster det at komme ud igen? Bilagene hører til jer, så få at vide hvordan de kommer med, hvis I en dag skifter.
Hvad kræver det af leverandørerne? En løsning der forudsætter at alle jeres leverandører gør noget nyt, er ikke en løsning I selv styrer.
Det vi ikke kan svare på herfra
Der er spørgsmål vi får tit, hvor svaret afhænger af jeres egne tal:
Om det kan betale sig. Det afhænger af antallet af bilag og af hvor mange af dem der har en indkøbsordre at matche mod. Uden ordrer er der ikke meget at automatisere.
Hvor meget der kan køre uden et menneske. Det følger hvor ensartede jeres leverandører er, ikke hvor god teknologien er.
Om I skal have et værktøj overhovedet. Under en vis mængde bilag er svaret nej, og den grænse er forskellig fra hus til hus.
Hvad jeres nuværende arkiv er værd. Det skal ses igennem, inden nogen beslutter at flytte det.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sker der med en leverandørfaktura, efter at den er modtaget?
Den udløser en række beslutninger. Nogen skal afgøre hvad den hører til i form af konto, afdeling og projekt, om beløbet passer med jeres egen bestilling, om varen faktisk er kommet, hvem der har lov til at godkende, og hvor bilaget skal ligge bagefter så det kan findes igen. Læsningen af selve bilaget er kun det første skridt.
Hvad er forskellen på en leverandørfaktura og et medarbejderudlæg?
På fakturasiden kommer bilaget fra en leverandør. Det har et forventet format, og det skal som regel matches mod en indkøbsordre. På udlægssiden kommer bilaget fra jeres egen medarbejder, beløbene er typisk små, og der er ingen ordre at matche mod, så kontrollen ligger i godkendelsen fremfor i et match. De to opgaver bliver ofte blandet sammen, men de løses forskelligt.
Hvad vil et match mod indkøbsordren sige?
Fakturaen holdes op mod jeres egen indkøbsordre, og mod registreringen af at varen er modtaget. Stemmer antal og pris, kan bilaget gå videre uden at et menneske ser på det. Det interessante er derfor ikke selve matchet, men hvad der sker med de fakturaer hvor tallene ikke stemmer, og hvem der får dem at se.
Er en PDF i en mailboks en elektronisk faktura?
Nej. En PDF er et billede af en faktura, ikke data et system kan læse direkte. Det er hele grunden til at der findes formater som OIOUBL og Peppol. Skal håndteringen efter modtagelsen kunne køre uden manuel tastning, skal fakturaen komme ind i et format der kan læses maskinelt.
Hvor knækker godkendelsesflows i praksis?
Sjældent på beløbene. De knækker på fravær. Et flow der forudsætter at en bestemt person siger ja, går i stå når den person holder ferie, og så samler bilagene sig op indtil nogen opdager det. Spørg derfor hvad der sker med en faktura hvis godkenderen er væk i tre uger, inden I beslutter jer for opsætningen.
Hvad skal vi spørge om, inden vi køber et værktøj til bilagshåndtering?
Bed om at se en faktura der ikke matcher ordren, og en leverandør I aldrig har set før. Spørg hvad der sker med en kreditnota, hvor godkendelsen bor, hvad det kræver af jeres leverandører, og hvad det koster at komme ud igen med bilagene i hånden. Spørgsmålene passer på ethvert værktøj i kategorien og kan besvares på en skærm.
Skal vi se på en uges bilag sammen?
Diskussionen bliver konkret i det øjeblik man ser på rigtige bilag fremfor på en proces tegnet på et whiteboard. Vi kan gennemgå en uges leverandørfakturaer og se hvor mange af dem der kunne være gået igennem uden et menneske, og hvad der stod i vejen for resten.
Ved I ikke hvad I har kørende i forvejen, er Få overblik stedet at starte. Skal beslutningen kvalificeres sammen med os, findes den som en workshop. Sidder I allerede med et opsat flow der ikke gør det I troede, underviser vi også i den avancerede opsætning på Continia Document Capture avanceret.
Her har vi kilderne fra: Artiklen beskriver en arbejdsgang og de spørgsmål den rejser. Den indeholder ingen markedstal, ingen besparelsesprocenter og ingen sammenligning af navngivne produkter, fordi vi hverken har en kilde til det første eller ønsker at gøre det sidste. Henvisningerne til elektronisk fakturering, til forskellen på leverandørbilag og medarbejderudlæg og til vores eget kursus peger alle på sider på curabis.dk. Kilderne er hentet den 29. september 2026.
