Kender I medarbejderen der har lagt ud?
Kvitteringen ligger i en jakkelomme, udlægsskemaet bliver udfyldt sidst på måneden hvis det bliver udfyldt, og bogholderen jagter de sidste bilag ind i næste periode. Det er ikke et stort problem. Det er bare et der aldrig går væk.
Hvad er Expense Agent i Business Central?
Expense Agent, på dansk udgiftsagenten, er en AI-agent til udgiftsstyring i Business Central. Den behandler medarbejdernes egne udlæg. Medarbejderen sender kvitteringen ind fra en webapp, fra Outlook eller gennem Copilot Chat, og agenten læser bilaget og udfylder felterne selv: kategori, beløb, forhandler og dato. Derfra samles udgifterne i en udgiftsrapport i Business Central, som kan sendes videre til godkendelse.
Det her er værd at vide, før I regner på den:
Den er tilgængelig i Danmark og forstår dansk. Det var den ikke, da den kom.
Den koster 50 Copilot Credits for håndteringen af én kvittering.
Microsofts dokumentation for agenten er stadig mærket prerelease.
Resten handler om hvad det betyder i praksis, og hvor grænsen bør gå.
Hvad der har ændret sig
Da agenten kom i preview, var den kun tilgængelig i USA og kun på engelsk. Den oplysning står stadig i en del artikler og nyhedsbreve fra foråret, og den passer ikke længere.
Vi slog Microsofts egen oversigt over tilgængelighed op den 25. september 2026. Der står Danmark på listen over lande, og dansk (da-DK) på listen over sprog. Det betyder at en dansk medarbejder kan sende en kvittering ind på dansk, og at agenten læser den.
Én ting skal I være opmærksomme på. Microsofts dokumentation for agenten er stadig mærket prerelease og kan blive ændret. Funktionen er tilgængelig, men ikke færdigmodnet, og det bør afgøre hvor meget I bygger oven på den nu.
Hvad der sker efter at kvitteringen er sendt ind
Agenten kan fange dubletter og regne diæter ud, så rapporten er færdig nok til at en godkender kan sige ja eller nej uden at åbne bilaget.
Ved siden af agenten har Business Central fået et indbygget modul til udgiftsrapporter, som håndterer regnskabssiden med diæter og kørsel. Det er værd at holde de to adskilt, når I sætter det op: agenten står for indfangningen, modulet står for bogføringen. Det er også dér ansvaret skifter hænder.
Teknisk er det samme familie af problemer som i Hvad er intelligent dokumentbehandling (IDP) af ordrer?
Expense Agent eller fakturahåndtering: hvad er forskellen?
Mange blander det her sammen med automatisk fakturahåndtering, men det er to forskellige ting.
På fakturasiden kommer bilaget fra en leverandør. Det har et forventet format, og det skal matches mod en indkøbsordre. Det er den opgave værktøjer som Continia Document Capture er bygget til, og det er den vi underviser i på Continia Document Capture avanceret.
På udgiftssiden kommer bilaget fra jeres egen medarbejder. Det er en krøllet bon fra en café, og der er ingen ordre at matche mod. Til gengæld er beløbene typisk små, og kontrollen ligger i godkendelsen frem for i et match.
Hvem skal have en Business Central-licens?
Det interessante er ikke at en maskine kan læse en kvittering, for det kunne den også før. Det interessante er hvem der slipper for at gøre noget, og hvem der skal betale for en licens.
Ifølge Microsoft kræver det ingen Business Central-licens at sende en udgift ind gennem webappen. Chaufføren eller konsulenten ude hos kunden skal aldrig logge ind i ERP-systemet. De skal ikke læres op i det, og de skal ikke have en licens. De skal tage et billede.
Godkenderen skal til gengæld have mindst en Team Member-licens for at behandle rapporten videre. Grænsen ligger altså ved godkendelsen, og det er faktisk det rigtige sted at lægge den.
UDGIFTSSTYRING I BUSINESS CENTRAL
Indtastningen forsvinder ud af medarbejderens hverdag. Ansvaret for at tallet er rigtigt gør det ikke.
Hvad Expense Agent koster i Copilot Credits
Agenten er ikke gratis i drift. Microsoft opgiver prisen til 50 Copilot Credits for håndteringen af én kvittering, uanset hvor mange linjer udgiften ender med at have. Det er en rimelig pris for at slippe for en indtastning. Men den ganges op med jeres bilagsmængde.
Og her plejer vi at stoppe samtalen og spørge om noget de færreste kan svare på. Hvor mange udgiftsbilag har I om måneden? Ikke et skøn. Tallet. Uden det tal er et Copilot Credit-budget et gæt, og så bliver den første regning en overraskelse i stedet for en beslutning.
Der er en pointe mere i regnestykket, for credits bliver brugt pr. håndtering og ikke pr. godkendt udgift. Sender en medarbejder den samme bon ind to gange, er den betalt to gange.
Set fra en økonomiafdeling er gevinsten ikke tiden ved tastaturet. Den er at udgiften lander i den måned den hører til, i stedet for langt inde i den næste. Samme pointe tager vi op i Hvad indebærer moderne økonomistyring i et ERP-system?
Det agenten ikke gør
Arbejdet med at taste og samle bilag forsvinder ud af medarbejderens hverdag. Ansvaret for at tallet er rigtigt, når det lander i regnskabet, gør det ikke. Det ligger stadig hos et menneske, bare senere i processen og på et tidspunkt hvor fejlen endnu kan rettes.
Det er den skelnen der afgør hvordan I sætter det op. Sætter I agenten på en udgiftsproces der i forvejen er løs, hvor ingen rigtig ved hvilke kategorier der bruges, har I ikke automatiseret en god proces. I har gjort en uklar proces hurtigere.
Godkendelsesflowet understøtter både foreløbige og endelige godkendelser samt validering mod politik. Det er den funktion der gør forskellen, og den skal sættes op bevidst. Den diskussion tog vi for ordrer i RPA eller AI til ordrebehandling, og den holder her.
Hvor en fejl gør ondt: momsen
De fleste fejl i en udgiftsrapport koster kun jer selv en dårlig eftermiddag. Én slags rækker længere.
Momsen. Lægger agenten en udgift i en kategori der peger på den forkerte momsbogføringsgruppe, er fejlen ikke længere inden for jeres egne vægge. Det er dér Skattestyrelsen læser med. Derfor bruger vi mere tid på opsætningen bag kategorierne end på selve agenten, og derfor henviser vi til Guide til struktureret momsopsætning i Business Central før noget bliver slået til.
Repræsentation og delvis fradragsret er dér det oftest går galt. En kundemiddag ser ud som enhver anden udgift på en bon. Har I den type udgifter, så læs Opsætning af delvis momsfradragsret i Business Central først.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er Expense Agent i Business Central?
Expense Agent er en AI-agent til udgiftsstyring i Business Central. Medarbejderen sender en kvittering ind fra en webapp, fra Outlook eller gennem Copilot Chat, og agenten læser bilaget og udfylder kategori, beløb, forhandler og dato. Udgifterne samles i en udgiftsrapport i Business Central, der kan sendes videre til godkendelse.
Er Expense Agent tilgængelig i Danmark?
Ja. Microsofts oversigt over tilgængelighed for Copilot og agenter i Business Central lister Danmark som land og dansk (da-DK) som understøttet sprog. Slået op den 25. september 2026. Bemærk at dokumentationen for agenten stadig er mærket prerelease.
Hvad koster Expense Agent?
Microsoft opgiver 50 Copilot Credits for håndteringen af én kvittering, uanset udgiftens kompleksitet. Den samlede omkostning afhænger derfor af hvor mange udgiftsbilag I har.
Skal alle medarbejdere have en Business Central-licens?
Nej. Ifølge Microsoft kræver det ingen Business Central-licens at sende en udgift ind gennem webappen. En godkender skal have mindst en Team Member-licens for at behandle rapporten videre.
Hvad er forskellen på Expense Agent og udgiftsmodulet?
Agenten fanger kvitteringen og kategoriserer den. Modulet til udgiftsrapporter håndterer regnskabssiden, herunder diæter og kørsel. De to arbejder sammen.
Fjerner agenten behovet for godkendelse?
Nej. Indtastningen forsvinder, ansvaret gør ikke. Godkendelsen og valideringen mod jeres politik ligger stadig hos et menneske, og det er den del der skal sættes op bevidst.
Er Expense Agent det samme som Document Capture?
Nej. Document Capture er bygget til leverandørfakturaer, hvor bilaget har et forventet format og skal matches mod en indkøbsordre. Expense Agent er bygget til medarbejderes egne udlæg, hvor der ikke er nogen ordre at matche mod, og hvor kontrollen ligger i godkendelsen.
Kom rigtigt i gang med Expense Agent
Vi behandler det ikke som en installationsopgave, for det er det ikke. Det er en opgave i at beslutte hvor grænsen skal gå.
Tæl bilagene først. Vi henter jeres faktiske mængde udgiftsbilag og regner den om til et Copilot Credit-forbrug, så beslutningen bliver truffet på et tal.
Læg den menneskelige port et bevidst sted. Hvad må gå igennem uden at nogen ser på det, og hvad skal forbi en godkender hver gang?
Ryd op i kategorier og politik, inden agenten slås til. Agenten udfylder en kategori. Den finder ikke ud af hvilke kategorier I burde have.
Sæt bogføringen op, så posteringerne lander rigtigt. Momsbehandling og finanskonti på udgiftstyper er det sted hvor en fejl breder sig ud over jeres egne vægge.
Beslut hvad der venter. Dokumentationen er prerelease. Nogle ting er værd at tage nu, og andre kan med fordel modne lidt.
Vi bygger selv den slags. SUMMATIM gør det tilsvarende for indgående ordrer. Den læser dokumentet, laver det om til en ordre i Business Central, og lader et menneske bestemme hvor grænsen går.
Overvejer I at slå udgiftsagenten til, kan vi gennemgå jeres nuværende proces for udlæg i Business Central. Ved I ikke hvad I har kørende, så start med Få overblik.
Her har vi kilderne fra: Microsoft Learn om Copilot and agents country/region availability and supported languages, Expense Agent overview og Expense Management overview. Alle kilder er hentet den 25. september 2026.
