Ordrebekræftelse i Business Central: den I sender, og den I får

• En ordrebekræftelse er sælgerens skriftlige bekræftelse af en ordre. Her kan kunden se, hvad ordren indeholder, og hvad den koster, før den bliver gennemført.

• I Business Central er den en rapport på salgsordren. Rapporten hedder Standardsalg - Ordrebekræftelse og har nummer 1305.

• Den ordrebekræftelse, I får fra en leverandør, skal holdes op mod jeres købsordre. Afvigelser rettes på købsordren, før fakturaen kommer.

• Leverandørens ordrenummer har sit eget felt på købsordren.

Når en kunde bestiller, bekræfter sælgeren ordren skriftligt. Det er ordrebekræftelsen. Her kan kunden se varerne og priserne og hvornår leveringen kommer. Microsoft beskriver rapporten som den skriftlige bekræftelse til kunden, før ordren kan gennemføres.

Ordrebekræftelsen er ikke en faktura og bliver ikke bogført. Men her kan kunden se, om ordren er forstået rigtigt. Er prisen forkert på salgsordren, bliver den også forkert på fakturaen, hvis ingen retter den.

I Business Central er ordrebekræftelsen en rapport på salgsordren. Standardrapporten er nummer 1305, Standardsalg - Ordrebekræftelse. Den kan sendes som PDF på mail eller udskrives, ligesom fakturaen.

Layoutet kan tilpasses, og på siden Rapportvalg - salg kan I sætte en fast tekst op til selve mailen. Hvordan den enkelte kunde vil have sine dokumenter, sættes i en dokumentafsendelsesprofil.

Ordrebekræftelsen viser det, der står på salgsordren. Den bliver altså aldrig bedre end ordren, den er lavet ud fra.

Gå jeres egen ordrebekræftelse igennem og se, om kunden kan finde svar på det her:

• Hvilken ordre er det? Jeres ordrenummer og kundens eget nummer eller reference.

• Hvad bliver leveret? Varenummer og beskrivelse på hver linje med antal og enhed.

• Hvad koster det? Pris og rabat på hver linje. Moms og total nederst.

• Hvor og hvornår? Leveringsadresse og den dato, I lover.

• På hvilke vilkår? Betalingsbetingelser og leveringsform.

Kundens ordrenummer skrives i feltet Eksternt bilagsnr. på salgsordren. Så kan kunden genkende sin egen ordre, og I kan søge på nummeret senere.

Når leverandøren svarer på jeres købsordre med sin egen ordrebekræftelse, skal en medarbejder lægge den ved siden af købsordren. Her kan afvigelser fanges, før varerne og fakturaen kommer:

• Pris og rabat. Er prisen en anden end på købsordren?

• Antal. Leverer de det hele, eller kommer der en restordre?

• Varenummer. Er en vare skiftet ud med en anden?

• Dato. Passer leveringsdatoen med det, I har lovet jeres egen kunde?

• Valuta. Er beløbene i den valuta, ordren står i?

Leverandørens ordrenummer skrives i feltet til kreditorens ordrenummer på købsordren. Nummeret følger med over på de bogførte dokumenter, så I kan søge på det senere.

Finder I en afvigelse, så ret købsordren, eller tag den op med leverandøren med det samme. Står den gamle pris stadig på ordren, når fakturaen kommer, passer de to ikke sammen. Så skal nogen finde ud af, hvilken pris der var aftalt, mens fakturaen venter på at blive betalt.

Før I kan sende en ordrebekræftelse, skal kundens ordre være en salgsordre i Business Central. Kommer ordrerne som PDF på mail, skal nogen taste dem ind.

SUMMATIM, som vi har udviklet hos CURABIS, læser kundens ordre fra postkassen og finder kunden på CVR- eller momsnummer. Varerne findes ud fra jeres varenumre og varereferencer, og priserne holdes op mod jeres egne. Kundens ordrenummer lægges i Eksternt bilagsnr. eller Deres reference. Salgsordren bliver oprettet, når en medarbejder har godkendt den, eller automatisk, hvis I slår det til. Ordrebekræftelsen sender I derefter fra Business Central, som I plejer.

SUMMATIM tager også imod leverandørens ordrebekræftelse. Den tjekker, at leverandøren findes, og at bekræftelsen henviser til en købsordre, I har. Men den sammenligner ikke priserne på bekræftelsen med købsordren, og den opdaterer ikke købsordren. Den sammenligning laver en medarbejder stadig.

Prisen bliver tjekket, når fakturaen kommer. Her matcher SUMMATIM fakturaen mod købsordren og modtagelsen. Afviger prisen mere end tolerancen, stopper fakturaen med status Kræver gennemsyn og en begrundelse i klartekst.