Hvad er EDI, og hvordan virker det i Business Central?

• EDI står for Electronic Data Interchange, på dansk elektronisk dataudveksling. Ordrer og fakturaer går fra jeres system til modtagerens system i et format, som begge systemer kan læse.

• Ingen taster dokumentet ind hos modtageren. Derfor er en PDF på mail ikke EDI.

• I Danmark møder I formaterne OIOUBL og Peppol BIS. Bruger en handelspartner EDIFACT, er det et tredje format.

• Business Central kan sende e-dokumenter i OIOUBL og PEPPOL BIS 3.0, men kun gennem en udbyder af et adgangspunkt, som I har en kontrakt med.

EDI står for Electronic Data Interchange, på dansk elektronisk dataudveksling. En ordre eller en faktura går fra afsenderens system til modtagerens system i et aftalt format, så modtagerens system selv kan læse den, og ingen skal taste noget ind.

Forskellen ses bedst på det, der ikke er EDI. En faktura som PDF på mail er elektronisk, men den er skrevet til et menneske. Nogen skal åbne den, læse beløbet og varenumrene og få dem ind i økonomisystemet. I et EDI-dokument ligger hvert felt for sig, så modtagerens system ved, hvad der er kundenummer, varenummer, antal og pris.

En handel mellem to virksomheder består af flere dokumenter, og de kan alle sendes som EDI:

• Ordren, hvor kunden bestiller.

• Ordrebekræftelsen, hvor leverandøren svarer på ordren.

• Forsendelsesadviset, der fortæller, hvad der er sendt, før varerne er fremme.

• Fakturaen og kreditnotaen.

Hvordan de samme dokumenter ser ud i Business Central, når de kommer på papir eller som PDF, har vi gennemgået hver for sig. Læs om kreditnotaen og ordrebekræftelsen. Om følgesedlen, der følger med varerne, har vi skrevet for sig.

I EDIFACT har dokumenterne korte navne på store bogstaver. Ordren hedder ORDERS, forsendelsesadviset hedder DESADV, og fakturaen hedder INVOIC.

I et af GS1 Tysklands eksempler hænger de sammen i en kæde: forsendelsesadviset henviser til ordren, og hvert forsendelsesadvis følges af en faktura, der henviser til adviset. Så kan modtageren holde fakturaen op mod det, leverandøren sendte.

OIOUBL er det danske format. Dokumenterne går gennem Nemhandel, der er den fælles danske infrastruktur til e-handel. Ifølge Nemhandel bliver 99 % af alle fakturaer til det offentlige modtaget som e-faktura.

Peppol BIS er formatet på Peppol, et internationalt net for handelsdokumenter. Kernen i Peppol er ifølge peppol.org en model med fire hjørner, på engelsk four-corner model: afsender og modtager har hver sin udbyder, som Peppol har godkendt, og udbyderne afleverer dokumentet til hinanden.

EDIFACT er formatet med de korte navne ovenfor. Det møder I, når en handelspartner har bygget sin EDI på det.

OIOUBL 3.0 er aflyst og afløses af Nemhandel BIS 4. Sender I til det offentlige, er tidslinjen værd at kende, og den har vi gennemgået i OIOUBL 3.0 er aflyst. Det betyder ikke at I kan slappe af.

I Business Central sendes EDI som e-dokumenter. I den danske udgave kan I vælge OIOUBL og PEPPOL BIS 3.0 som dokumentformat, når I opsætter en e-dokumenttjeneste. Vælger I dataudveksling som format, nævner Microsofts vejledning salgsfakturaen og salgskreditnotaen som eksempler på dokumenttyper, og på købssiden købsfakturaen.

Business Central sender ikke selv dokumentet ud på nettet. Det går gennem et certificeret adgangspunkt hos en ekstern udbyder, og Microsoft skriver, at I skal have en kontrakt med en af de understøttede udbydere, før I går i gang. Udbyderen kan tage betaling for det.

Business Central bruger GLN-nummeret fra siden Virksomhedsoplysninger til at vise, hvem dokumentet er fra. Står feltet tomt, bruges virksomhedens momsregistreringsnummer i stedet. Så bliver momsordningen sat til 0184, og der kommer DK foran SE/CVR-nummeret.

Det ligner en detalje i opsætningen, men nummeret står i hvert dokument, I sender, og det er det, modtagerens system kender jer på. Tjek derfor feltet, før det første dokument går afsted.

Et EDI-dokument kan være gyldigt i formatet og alligevel blive afvist hos modtageren. Modtageren kan kræve et felt, I ikke udfylder, eller et varenummer kan hedde noget andet hos dem end hos jer.

Afvisningen sker et sted mellem jer, og jeres eget system viser stadig, at dokumentet er sendt. Det vigtigste spørgsmål til en EDI-opsætning er derfor, hvem der opdager, at et dokument ikke kom frem, og hvor lang tid der går.

Bed udbyderen vise en afvist faktura, som den ser ud for jer. En beskrivelse er ikke nok, for det er den besked, I selv skal reagere på en mandag morgen.

Spørg også, hvem der kan se jeres dokumenter undervejs, og hvor længe de bliver gemt. Og spørg, hvor oversættelsen til formatet foregår. Ligger den i Business Central, kan I selv se, hvad der er sendt. Ligger den hos en tjeneste, slipper I for at vedligeholde den, men så sidder logikken et sted, I ikke selv kan læse, når noget driller.

VAX Transfer 365 er vores app til Business Central. Den kobler Business Central til MySupply VAX og Nemhandel, og når I bogfører en salgsfaktura eller en kreditnota, sendes den automatisk i OIOUBL eller PEPPOL. I styrer afsendelsen for hver kunde, og modtageren kan findes på GLN/EAN eller på CVR- og momsnummer.

Appen sender også EDIFACT-dokumenterne ORDERS, ORDRSP, DESADV og INVOIC. Status og log viser, hvad der er sendt, til hvem og hvornår, og hvert dokument får en leveringskvittering.

Ikke alle handelspartnere sender EDI. Kommer ordren eller fakturaen som PDF på mail, skal den stadig læses og tastes ind.

Det er den del, SUMMATIM tager sig af. Den læser PDF'en fra den postkasse, den kommer ind i, og lægger den ind i Business Central, så ingen skal taste den.