Følgeseddel i Business Central: den I sender, og den I får

• En følgeseddel følger med varerne og viser, hvad der er sendt.

• Den følgeseddel, I sender, er i Business Central en bogført leverance på salgsordren. Microsofts standardrapport til kunden hedder Standardsalg - Forsendelse og har nummer 1308.

• Når I selv får varer, registrerer I dem som modtaget på købsordren. Det er den modtagelse, leverandørens faktura skal passe til.

• Fra en salgsordre eller en købsordre kan I ikke fakturere det, der ikke er leveret eller modtaget. I kan gøre begge dele på én gang.

En følgeseddel er papiret, der følger med varerne. Den viser, hvilke varer og hvor mange der er sendt, og hvilken ordre de hører til. Prisen står på fakturaen, og de to kan komme hver for sig. En ordre kan også blive leveret i flere omgange med hver sin følgeseddel.

I Business Central hænger følgesedlen sammen med ordren. Når I sender varer, er det den bogførte leverance på salgsordren. Når I får varer, er det modtagelsen på købsordren.

Når varerne er klar, bogfører I salgsordren. Den kan bogføres som leveret eller som leveret og faktureret, så leverance og faktura kan komme på samme tid eller hver for sig.

Sender I kun en del af ordren, skriver I det antal, der sendes nu, i feltet Lever (antal) på linjen. Står feltet Afsendelsesadvis til Fuldført, kan der ikke bogføres delleverancer.

Bruger I lagerleverancer, bogfører lageret leverancen fra sit eget dokument i stedet for fra salgsordren.

Microsofts standardrapport til følgesedlen hedder Standardsalg - Forsendelse og har nummer 1308. Den viser kunden, hvad der er sendt på en bogført leverance, også parti- og serienumre på de varer, der har dem. Den kan udskrives eller sendes på mail.

Fakturaen hænger på leverancen. Fra salgsordren kan I ikke fakturere noget, der ikke er leveret. Leverancen skal være bogført, eller I skal levere og fakturere på samme tid. Skal I fakturere uden at registrere en leverance, laver I fakturaen under Salgsfakturaer i stedet.

Når varerne kommer, skal nogen tælle dem og holde dem op mod følgesedlen og købsordren. Det modtagne antal skrives i feltet Modtag (antal) på købsordren, og modtagelsen bogføres. Bagefter viser feltet Modtaget antal, hvad der er kommet. Ved en delvis modtagelse er tallet lavere end det bestilte.

Bruger I lagerekspedition, kan modtagelsen ikke bogføres fra købsordren. Så har en lagermedarbejder allerede bogført den. De bogførte modtagelser kan I se på siden Købsmodtagelser.

Er der kommet flere varer end bestilt, kan I modtage dem, hvis varen eller leverandøren har en kode for overmodtagelse. Koden angiver, hvor mange procent der må modtages ud over det bestilte antal. Ligger det over, kan kun det bestilte antal modtages.

Business Central håndterer ikke selv den økonomiske side af en overmodtagelse. Den skal aftales med leverandøren, fx ved at leverandøren sender en ny faktura.

Microsoft advarer mod at bogføre en købsfaktura for fysiske varer, før varerne er modtaget, og den endelige pris kendes. Ellers kan lagerværdien og avancen blive skæv.

Fra en købsordre kan der heller ikke faktureres noget, der ikke er modtaget. Modtagelsen skal være bogført, eller I skal modtage og fakturere på samme tid. Med felterne Modtag (antal) og Fakturer (antal) kan I også tage en del ad gangen.

Når leverandørens faktura kommer, skal den holdes op mod købsordren og modtagelsen:

• Antal. Er der faktureret mere, end der er modtaget?

• Pris. Er det den pris, der står på købsordren?

• Ordre. Henviser fakturaen til den rigtige købsordre?

• Valuta. Er fakturaen i samme valuta som ordren?

Er varerne ikke kommet endnu, må fakturaen vente, indtil de er modtaget.

SUMMATIM, som vi har udviklet hos CURABIS, læser leverandørens faktura som PDF fra den postkasse, den kommer ind i. Fakturaen matches mod de købsordrer og modtagelser, den selv henviser til. Flere linjer fra samme ordre kan matches automatisk, og I kan også matche manuelt.

Som standard må en faktura ikke modtage varer. Er ordren ikke modtaget endnu, venter fakturaen med status Afventer modtagelse, og et baggrundsjob tjekker igen to gange om dagen. Er kun en del af varerne modtaget, faktureres det modtagne, og resten venter.

Prisen holdes op mod købsordren med en tolerance, der som standard er 3 % og kan sættes for hver leverandør. Afviger prisen mere, stopper fakturaen med status Kræver gennemsyn og en begrundelse i klartekst. Er valutaen en anden end ordrens, stopper fakturaen også. Tolerancen afgør kun, om fakturaen kan godkendes automatisk. Det beløb, der bogføres, er leverandørens faktiske beløb og ikke et justeret.

Kommer en faktura uden henvisning til en ordre, og er alle linjerne varer, konti eller varegebyrer, kan en medarbejder vælge Opret købsordre på fakturaen. Så kommer linjerne på en ny købsordre, og fakturaen matches mod den. Er varerne ikke modtaget, venter fakturaen på modtagelsen.

Automatisk bogføring er slået fra for hver leverandør, indtil I selv slår den til.

Hvordan en leverandørfaktura, hvor kun noget af momsen må trækkes fra, lander rigtigt i Business Central, har vi gennemgået i Blandet faktura i Business Central: kaffe, slik og kontorartikler på samme bilag.

Den leverance, I selv bogfører, bruger SUMMATIM, når fragtfakturaen kommer. Leverandørprofilen peger på det felt på den bogførte salgsleverance, hvor fragtbrevsnummeret står, i dag Pakkesporingsnr. Ud fra nummeret finder SUMMATIM leverancen og fordeler gebyret på dens varelinjer efter beløb. Linjer uden en leverance går til en reservekonto eller venter på en medarbejder.

I vores egen test er en fragtfaktura fordelt på otte leverancer på den måde.

Kommer kundens ordre ind gennem SUMMATIM, følger den originale PDF med salgsordren og videre til den bogførte faktura og følgeseddel. På bilaget viser faktaboksen Bilagssporing, om der findes en åben salgsordre, en bogført faktura og en bogført følgeseddel, og I kan klikke videre til dem.

Microsofts egen agent til ordrer på mail har vi gennemgået i Salgsordreagenten i Business Central: hvad den tager, og hvor den stopper.