Kreditnota i Business Central: den I sender, og den I får

• En kreditnota nedskriver eller annullerer en faktura, helt eller delvist. Den bruges blandt andet ved returvarer, prisnedslag og fejl på fakturaen.

• Er en bogført salgsfaktura hverken betalt eller fuldt leveret, kan Business Central annullere eller rette den direkte fra fakturaen. Kreditnotaen bliver lavet og bogført automatisk.

• Er fakturaen helt eller delvist betalt, skal I selv lave en kreditnota.

• Handlingen Opret rettelseskreditnota kopierer fakturaen til en ny kreditnota, som I kan rette, før den bogføres.

• En kreditnota fra leverandøren skal udlignes mod den købsfaktura, den krediterer.

En kreditnota er et bilag, der trækker et beløb fra en faktura, I eller leverandøren allerede har udstedt. Den kan dække hele fakturaen eller kun nogle af linjerne. Den kan for eksempel komme, fordi varer sendes retur, fordi en pris var forkert, eller fordi en levering blev annulleret.

Ordet bruges om begge retninger. Den kreditnota, I sender til en kunde, er en salgskreditnota. Den, I modtager fra en leverandør, bliver til en købskreditnota i Business Central. Begge skal pege på den faktura, de krediterer, så alle kan se, hvad der hører sammen.

Er en bogført salgsfaktura hverken betalt eller fuldt leveret, kan I klare det fra selve fakturaen. Find den under Bogførte salgsfakturaer, og vælg en af to handlinger.

• Annuller laver og bogfører en kreditnota, der ophæver fakturaen. Fakturaen bliver markeret som annulleret og betalt.

• Ret gør det samme og laver desuden en ny salgsfaktura med de samme oplysninger og et nyt nummer. Den kan I rette og bogføre.

Kom fakturaen fra en salgsordre, anbefaler Microsoft at annullere og så rette videre på ordren. Handlingen Vis rettelseskreditnota viser den bogførte kreditnota.

Når fakturaen er helt eller delvist betalt, kan den ikke længere annulleres fra fakturaen. Så skal der en kreditnota til, og Microsoft anbefaler Opret rettelseskreditnota på den bogførte faktura.

Handlingen laver en ny kreditnota med fakturaens oplysninger. Her retter I linjerne, så de passer til aftalen, for eksempel to returnerede varer ud af ti. Når kreditnotaen bogføres, bliver den udlignet mod den oprindelige faktura.

Skal varer fysisk retur, kan en salgsreturvareordre styre returneringen. Med Hent bogførte bilagslinjer, der skal tilbageføres henter I linjer fra en eller flere bogførte fakturaer. Så kommer varerne tilbage på lager til den samme kostpris, som de forlod det med.

Når en kreditnota kommer fra leverandøren, skal nogen finde den købsfaktura, den krediterer, og registrere kreditnotaen i Business Central. Microsoft beskriver to veje.

• Find fakturaen under Bogførte købsfakturaer, og vælg Opret rettelseskreditnota. Ret linjerne, så de passer til leverandørens kreditnota.

• Eller opret en ny købskreditnota, og hent fakturaens linjer med Kopiér fra dokument.

Leverandørens eget nummer på kreditnotaen skrives i feltet til kreditorens kreditnotanummer. Er eksternt bilagsnummer gjort obligatorisk i købsopsætningen, kan kreditnotaen ikke bogføres uden.

Før købskreditnotaen bogføres, vælger I Udlign og markerer den faktura, den hører til. Er kreditnotaen mindre end fakturaen, skriver I beløbet i feltet for det beløb, der skal udlignes. Når kreditnotaen bogføres, bliver den udlignet mod fakturaen.

Var fakturaen allerede betalt, skal leverandøren betale pengene tilbage. Dækker kreditnotaen kun en del af fakturaen, betaler I resten for at lukke den.

Ret og Annuller findes også på bogførte købsfakturaer, men kun på ubetalte. De kan ikke bruges til delvise returneringer eller på fakturaer, der er bogført med modtagelser fra flere købsordrer.

Ikke alle kreditnotaer handler om varer, der sendes retur. Giver leverandøren et nedslag for en skadet levering, kan nedslaget bogføres som en linje af typen Gebyr (vare) på købskreditnotaen. Den tildeles varerne i den bogførte modtagelse.

Så bliver nedslaget lagt på de varer, det handler om. Microsoft skriver, at lagerværdien på den måde holdes præcis.

SUMMATIM, som vi har udviklet hos CURABIS, læser leverandørens kreditnota som PDF fra den postkasse, den kommer ind i. Kreditnotaen bliver matchet mod den faktura, den krediterer, og udlignet mod den.

Er der uenighed om en faktura, bruger SUMMATIM Business Centrals egen Tvistestatus. Så samles faktura, kreditnota og erstatningsfaktura i én sag. Automatisk bogføring er slået fra for hver leverandør, indtil I selv slår den til. Kreditnotaer til jeres egne kunder laver I stadig i Business Central som beskrevet ovenfor.