BLANDET FAKTURA
Fakturaen fortæller, hvad der er købt. Den fortæller ikke, hvad det skal bruges til, og det er dét, momsen afhænger af.
Kort fortalt
Der er ikke fradrag for moms af kost til personalet. SKAT skriver, at det også gælder kaffe og te, der stilles gratis til rådighed.
Kontorartikler og andre varer, virksomheden bruger i driften, giver som hovedregel fuldt momsfradrag.
Én faktura kan derfor have linjer med og uden fradrag. Business Central kan bogføre det rigtigt, når hver linje får sin egen konto og sin egen momsbogføringsgruppe.
Fejlen opstår, når hele fakturaen bliver konteret som ét beløb på én konto.
Den samme kaffe giver fradrag, når den serveres til et kundemøde i jeres egne lokaler. Det er formålet, der afgør det, ikke varen.
Fakturaen, der skal konteres
Fakturaen fra kontorleverandøren har syv linjer. Kaffe og te til personalestuen, en pose fredagsslik, opvasketabs til køkkenet, kopipapir, Post-it og hæfteklammer.
Bogholderen ser ét totalbeløb nederst og én leverandør øverst. Det er fristende at lægge det hele på en konto for kontorhold og gå videre til næste bilag.
Men linjerne har ikke samme momsbehandling. Kaffen og teen er kost til personalet, og det er slikket også. Den moms kan ikke trækkes fra. Opvasketabs, papir, Post-it og hæfteklammer er driftsudgifter, og her kan hele momsen trækkes fra. Det er én faktura med to momsbehandlinger, og ingen af dem står på fakturaen.
Hvad SKAT siger
Reglen står i Den juridiske vejledning, afsnit D.A.11.5.3 Kost til indehaver og personale. Der er ikke fradragsret for moms af indkøb af kost til virksomhedens indehaver og personale. SKAT tilføjer, at der dermed heller ikke er fradragsret for moms af kaffe og te, som stilles gratis til rådighed.
Der er to undtagelser, som er værd at kende. Bespisning ved konkret, uvarslet beordret overarbejde giver fradrag. Og mad, kage og drikke ved møder i egne lokaler giver fuldt fradrag. Det gælder fx møder med forretningsforbindelser og interne møder med fagligt indhold, står der på skat.dk under Forplejning og hotel.
Slik står ikke nævnt ved navn. Revisionsfirmaet PwC nævner frugt- og kageordninger som eksempler på gratis kost til medarbejderne uden momsfradrag. Slik til medarbejderne hører efter vores læsning til samme gruppe. Er I i tvivl om en bestemt vare, så spørg jeres revisor.
Kontorartiklerne er den nemme del. En momsregistreret virksomhed kan som hovedregel trække al momsen fra på varer, den bruger til at drive virksomheden. SKAT nævner kontorartikler som eksempel.
Det er formålet, der afgør det
SKAT skriver det selv på siden om fradrag for faste udgifter: det afhænger af varen eller ydelsen, og hvad den skal bruges til.
Derfor kan ingen regel sige "kaffe er uden fradrag". Kaffen til personalestuen er uden fradrag. Kaffen til mødet med en kunde i jeres egne lokaler giver fuldt fradrag. Varenummeret er det samme, og linjen på fakturaen ser ens ud.
Det betyder, at konteringen skal kende formålet, før den kan vælge konto og moms. Den viden har bogholderen, men fakturaen har den ikke. Skal den også bruges på næste faktura, må den skrives ned som en regel. Kaffen fra kontorleverandøren går til personalestuen. Køber I kaffe til mødelokalet, er det en anden regel.
SAMME KAFFE, TO REGLER
Kaffen til kundemødet i jeres egne lokaler giver momsfradrag. Den samme kaffe på personalestuen gør ikke.
Sådan lander det i Business Central
I Business Central er det kombinationen af momsvirksomhedsbogføringsgruppe og momsproduktbogføringsgruppe på købslinjen, der styrer momsen. Hver linje har sin egen kombination, så en faktura kan godt have linjer med fuldt fradrag og linjer uden.
Bruger I funktionen til ikke-fradragsberettiget moms, slås den til på siden Momsopsætning. På siden Momsbogf.opsætning angiver I så for hver kombination, hvor stor en procent af momsen der ikke kan trækkes fra. Samme sted vælger I kontoen til beløbet. Vælger I Vis ikke-fra. moms i linjer, kan I se beløbet direkte på købslinjen, før fakturaen bogføres.
To ting skal I vide på forhånd. Microsoft skriver, at funktionen ikke kan deaktiveres igen, når den først er slået til. Microsoft anbefaler at teste den i et sandkassemiljø først. Og funktionen kan ikke bruges på forudbetalingsfakturaer.
Vejledningen står på Microsoft Learn under Konfigurere ikke-fradragsberettiget moms og Bruge ikke-fradragsberettiget moms. Den delvise fradragsret på fx restaurationsydelser bruger samme funktion med en anden procent. Den har vi gennemgået i Opsætning af delvis momsfradragsret i Business Central.
Hvor det går galt
Opsætningen laves én gang. Fejlen sker på den enkelte faktura, når den bliver konteret som ét beløb på én konto, fordi det går hurtigere.
Lander hele fakturaen på kontorhold med fuldt fradrag, har I trukket momsen fra på kaffen og slikket. Det måtte I ikke. Lander den på personaleudgifter uden fradrag, har I mistet momsen på papiret og opvasketabsene. Begge dele er forkerte, og ingen af dem bliver fanget af en godkender, der kigger på beløbet.
Og fejlen gentager sig, hver gang fakturaen kommer. Det er den samme leverandør, og fakturaen ser ud, som den plejer.
Når et værktøj skal kontere linjerne
Fakturaen fra kontorleverandøren har ingen indkøbsordre. Der er altså ingen ordre at matche mod, så kontoen skal findes på en anden måde.
I SUMMATIM, som vi har udviklet hos CURABIS, konteres hver linje for sig. Kontoen findes først i leverandørens egne linjeoversættelser og kategorier. Derefter prøves konteringsreglerne, som også kan fordele en linje i procent på flere konti, og til sidst bruges en standardkonto. Dimensioner sættes pr. linje.
Momsen bestemmer SUMMATIM ikke selv. Den følger Business Centrals egen momsopsætning, og blandet moms på samme faktura virker. SUMMATIM vælger kontoen, og reglerne for momsen ligger i Business Central, hvor de hører hjemme.
Før noget bliver oprettet, regner SUMMATIM efter, at netto plus moms giver brutto. Stemmer det ikke, stopper fakturaen med status Kræver gennemsyn og en begrundelse. Automatisk bogføring er slået fra for hver leverandør, indtil I selv slår den til.
Spørg om det her
Spørgsmålene passer på ethvert værktøj, der konterer leverandørfakturaer:
Vis mig en faktura med linjer med og uden momsfradrag. Hvor bliver momsbogføringsgruppen sat, og kan jeg se det før bogføring?
Hvad sker der med en faktura, der ikke har en indkøbsordre? Hvem bestemmer kontoen?
Kan reglen sættes pr. leverandør? Kaffen fra kontorleverandøren skal ikke behandles som kaffen til mødelokalet.
Hvem ser fakturaen, før den bliver bogført?
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg trække moms fra på kaffe til personale?
Nej. Ifølge SKATs juridiske vejledning, afsnit D.A.11.5.3, er der ikke fradragsret for moms af kost til virksomhedens indehaver og personale. Det gælder også kaffe og te, der stilles gratis til rådighed. Undtagelserne er bespisning ved konkret, uvarslet beordret overarbejde og mad og drikke ved møder i egne lokaler.
Kan jeg få momsfradrag for kaffe til kunder?
Ja. På skat.dk står der, at mad og drikke ved møder i egne lokaler giver fuldt momsfradrag, fx ved møder med forretningsforbindelser. Derfor kan den samme kaffe give fradrag til et kundemøde og ikke give fradrag på personalestuen.
Hvordan fungerer momsfradraget for mad til ansatte?
Der er som udgangspunkt ikke momsfradrag for kost og drikkevarer til medarbejdere. Ved uvarslet overarbejde kan der være fradrag for fx mad. Ved interne møder med fagligt indhold i egne lokaler giver mad og drikke fuldt fradrag. Er I i tvivl om en konkret udgift, så spørg jeres revisor.
Hvordan bogfører man en faktura med både fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget moms i Business Central?
Hver linje på købsfakturaen får sin egen kombination af momsvirksomhedsbogføringsgruppe og momsproduktbogføringsgruppe, og det er den kombination, der styrer momsen. Med funktionen til ikke-fradragsberettiget moms angiver I på siden Momsbogf.opsætning, hvor stor en procent der ikke kan trækkes fra. Samme sted vælger I kontoen til beløbet.
Kan ikke-fradragsberettiget moms slås fra igen i Business Central?
Nej. Microsoft skriver, at funktionen ikke kan deaktiveres, når den først er aktiveret. Microsoft anbefaler at teste den i et sandkassemiljø, før den slås til i produktionsmiljøet.
Skal vi se på en af jeres blandede fakturaer?
Send os en faktura med både kaffe og kontorartikler på. Så viser vi i en demo, hvordan linjerne bliver konteret, og hvor fakturaen stopper, hvis noget ikke stemmer. Book en demo på SUMMATIM-siden, så viser vi det live.
Her har vi kilderne fra: Momsreglerne er SKATs. De er hentet fra Den juridiske vejledning 2026-2, afsnit D.A.11.5.3. Resten er fra skat.dk under Forplejning og hotel og Fradrag for moms af faste udgifter. Eksemplet med frugt- og kageordninger er fra PwC's vejledning om personalegoder. Alle er læst 13. oktober 2026. At slik til personalet hører til samme gruppe, er vores læsning, fordi SKAT ikke nævner slik ved navn. Opsætningen i Business Central er fra Microsoft Learn. Fakturaen i artiklen er et eksempel og ikke en kundes faktura. Reglerne er gengivet, som de står, og tvivl om en konkret udgift afgøres af jeres revisor.
