Projektstyring i Business Central: hvad rækker standarden til?

• Business Central har et projektmodul med i forvejen, og det dækker mere end de fleste regner med.

• Det der mangler, er sjældent selve projektet. Det er vejen fra en registreret time til en faktura, uden at nogen taster undervejs.

• Prøv standarden af, inden I køber noget oven på den. Den viser hurtigt hvor jeres egen grænse går, og I har den allerede.

• Grænsen plejer at vise sig fire steder: overblikket over hvem der har tid, registreringen i hverdagen, det kunden selv kan følge med i, og opgørelsen af det igangværende arbejde.

• Vores egen app lægger sig oven på standardmodulet fremfor at erstatte det. Det er værd at vide, inden den sammenlignes med et selvstændigt projektværktøj.

Når nogen leder efter projektstyring til Business Central, er det sjældent fordi projekterne ikke bliver styret. De bliver styret, bare ikke i økonomisystemet. Der ligger et regneark med bemandingen, en tavle med opgaverne, et timeskema som nogen samler sammen sidst på måneden, og en projektleder der har resten i hovedet.

Hver af delene fungerer. Det er først når fakturaen skal laves, at de skal være enige, og det er dér arbejdet opstår. Nogen skal finde ud af hvilke timer der hører til hvilket projekt, hvilke af dem der er fakturerbare, og hvad der allerede er sendt en regning på.

Spørgsmålet er derfor ikke om I skal have projektstyring. Det er hvor den skal bo, og hvor meget af den I har i forvejen uden at vide det.

Projektmodulet i Business Central hedder Jobs eller Projekter afhængigt af sproget i klienten, og det er ikke et tomt skal. Det rummer projektkortet med de opgaver der hører under det, budgettet for dem, og opgørelsen af det igangværende arbejde. Det er også den ramme vores egen app er bygget oven på.

Det rækker længere end mange regner med, når de begynder at lede. Derfor er det billigste første skridt at sætte et enkelt rigtigt projekt op i standarden med de opgaver og det budget det faktisk har, og så køre en måned på det. Så finder I ud af, om det der mangler er en funktion eller en opsætning.

Ved I ikke hvad I har kørende i forvejen, er Få overblik stedet at starte. Vi har også beskrevet, hvad Business Central er for en platform, under Dynamics 365 Business Central.

Når standarden ikke rækker længere, sker det som regel et af disse steder:

• Hvem har tid i næste uge? Et budget fortæller hvad et projekt må koste, ikke hvem der er ledig på torsdag. Det spørgsmål bliver ofte besvaret i et regneark ved siden af.

• Registreringen i hverdagen. Timer der skal skrives ned senere, bliver skrevet ned senere. Det er ikke dovenskab, det er at registreringen ligger et andet sted end arbejdet.

• Hvad kunden kan se. Kan kunden ikke selv følge forbruget, bliver I selv rapporteringen, og så koster projektet også tid efter at arbejdet er udført.

• Opgørelsen af det igangværende. Værdien af arbejde der er udført men endnu ikke faktureret, skal kunne gøres op uden at nogen sætter sig med en liste ved månedsskiftet.

Ingen af de fire er argumenter for at forlade Business Central. De er argumenter for at lægge noget oven på.

Uanset hvilken vej I går, afslører de her spørgsmål mere end en produktgennemgang gør. Stil dem, og bed om at se svaret på skærmen:

• Vis mig en medarbejder der registrerer en time. Hvor mange klik tager det, og sker det mens arbejdet foregår eller bagefter?

• Vis mig vejen fra den time til fakturaen. Er der et skridt hvor et menneske skal huske noget, er det dér timerne forsvinder.

• Vis mig hvad der sker, når en opgave løber over budget. Ser projektlederen det samme dag, eller ved månedsskiftet?

• Hvor lander posteringen? Er svaret en fil der skal importeres i økonomisystemet, har I lige købt en integration oveni.

• Hvad kan kunden selv se, og hvad skal I sende? Svaret afgør hvor meget administration projektet bærer efter leveringen.

• Hvad sker der med de projekter der allerede kører? Spørg konkret, for historikken er som regel det der gør en migrering dyr.

Vi har selv bygget en løsning til den her opgave, og vi vil hellere sige tydeligt hvad den gør, end lade jer opdage det på et møde.

Project Management 365 bygger på projektmodulet i Business Central og lægger fire ting oven på det. Kapaciteten vises som et heatmap, så det kan ses hvem der har tid og hvem der er overbelastet. Timer registreres direkte på den enkelte opgave mens arbejdet udføres, og der er en stopur-funktion til præcis tidsregistrering. Registreringerne kobles automatisk til faktureringen, så de ikke skal tastes igen. Kunderne kan få adgang til deres egne projektdata gennem Cross Channel-platformen og følge fremdriften selv.

Løsningen understøtter fastpris, time- og materiale, milepælsfakturering og acontofakturering, og den giver overblik over igangværende arbejde, altså værdien af det arbejde der er udført men endnu ikke faktureret. Tallene kan trækkes videre til Power BI, hvor dækningsbidrag, fakturerbar tid og indtjening pr. kunde og projekt kan følges. Appen ligger på Microsoft AppSource.

Der er forskel på en virksomhed der har projekter, og en virksomhed der lever af dem. Sælger I timer, er projektstyringen ikke en administrativ funktion, den er produktionsstyring, og så flytter tyngden fra budgettet til bemandingen.

Det er også dér ressourcestyringen bliver den vanskelige del, for kapacitet er hverken tid eller penge alene. Vi har skrevet om den sammenhæng i Hvad er ressourcestyring, og hvordan optimerer det projektvirksomheder?

Skal I vælge mellem flere værktøjer og mangler kriterierne, har vi samlet dem i Projektstyring software: Hvordan vælger du det rigtige værktøj til din virksomhed?

Nogle spørgsmål har ikke et generelt svar, og vi vil hellere sige det end gætte:

• Om standarden rækker hos jer. Det afhænger af hvor mange der registrerer timer, og hvor forskellige jeres projekter er indbyrdes.

• Hvad det kommer til at koste. Prisen følger antallet af brugere der skal registrere, ikke antallet af projekter.

• Om jeres nuværende regneark skal med over. Nogle af dem indeholder regler, ingen har skrevet ned andre steder. Dem skal man se på, før man kasserer dem.

• Hvor lang tid opsætningen tager. Den følger jeres faktureringsmodeller, ikke antallet af medarbejdere.