RAPPORTERING
Den direkte forbindelse er den nemmeste at komme i gang med. Den er også den der først løber tør, og det sker sjældent den dag den bliver bygget.
Kort fortalt
Power BI kan hente tal direkte fra Business Central. Det kræver ingen ekstra dele, og den første rapport kan stå samme dag.
Den direkte vej har to grænser. Den ene er farten, når datamængden vokser. Den anden er historikken, for Business Central gemmer posteringer, ikke hvordan tallene så ud i marts.
Lander data i en database først, koster det en komponent mere at passe. Til gengæld kan rapporterne blive hurtige, historikken kan gemmes så længe I vil, og flere rapporter kan dele den samme model.
Det største spørgsmål er ikke teknisk. Det er hvem der bestemmer hvad et tal betyder, og om det svar står ét sted eller i hver enkelt rapport.
Den direkte vej
Power BI kan tale med Business Central gennem systemets eget API. Man vælger de tabeller man skal bruge, og så henter rapporten dem selv, hver gang den opdateres.
Det er den rigtige start for de fleste. Der er ingen ekstra server at holde øje med, ingen ekstra licens, og den der bygger rapporten behøver ikke vente på nogen.
Grænsen melder sig sjældent på dag ét. Den kommer, når rapporten skal hente flere år tilbage, når den bliver til fem rapporter i stedet for én, eller når en opdatering pludselig tager så lang tid at ingen længere kører den om morgenen.
Vejen over en database
Den anden model lægger et lag ind imellem. Data flyttes fra Business Central over i en database, og Power BI læser derfra i stedet.
Det lag koster noget. Der er en ting mere der kan gå i stå om natten, og nogen skal eje den. Til gengæld er der fire ting man får, som den direkte vej ikke kan give:
Fart. En rapport der læser fra en database bygget til at blive læst, opfører sig anderledes end en der spørger et transaktionssystem om det samme.
Historik der er jeres egen. Business Central ved hvad lagerværdien er nu. Den ved ikke nødvendigvis hvad den var den sidste fredag i marts, og det er dét spørgsmål en ledelse stiller.
Én model, mange rapporter. Definitionen af dækningsbidrag kan bo ét sted i stedet for at blive skrevet forfra i hver rapport.
Plads til det der ikke er i ERP-systemet. Tal fra webshoppen, fra lønsystemet eller fra et regneark kan lægges ved siden af og læses i samme rapport.
ÉT TAL, ÉT SVAR
Beregner økonomi dækningsbidraget på én måde og salg på en anden, har I to sandheder. Det er ikke et rapporteringsproblem, det er en beslutning ingen har truffet.
Hvem må se hvad
Det her bliver som regel opdaget sent, og det er dyrt at rette bagefter.
I Business Central følger rettighederne brugeren. En sælger ser sine egne kunder, og en lagermedarbejder ser ikke lønninger. Når tallene flytter over i en rapport, følger de rettigheder ikke med af sig selv. De skal bygges igen i rapportlaget.
Springes det over, ender man med en rapport hvor hele huset kan se alting, og så bliver løsningen at lade være med at dele den. Det er den almindeligste grund til at en dyr rapport kun bliver brugt af tre personer.
Hvornår skifter man
Der er ikke en størrelse hvor det ene bliver forkert. Men der er fire tegn på at den direkte vej er ved at være brugt op:
Opdateringen tager så lang tid at nogen har sat den til at køre om natten, og ingen tør røre den.
Den samme beregning findes i flere rapporter, og de giver ikke helt det samme.
Nogen spørger hvad tallet var for et år siden, og svaret er at det ikke kan vises.
Rapporten må ikke deles, fordi den viser mere end modtageren skal se.
Rammer to af dem, er det tid at se på det. Rammer tre, er beslutningen reelt truffet.
Spørg om det her
Spørgsmålene passer på enhver leverandør i kategorien, og de kan besvares på en skærm:
Vis mig opdateringen. Hvor lang tid tager den med vores datamængde, ikke med demodata?
Hvor bor definitionen? Hvis vi ændrer hvordan dækningsbidrag regnes, hvor mange steder skal det så rettes?
Hvad sker der, når Business Central bliver opdateret? Microsoft opdaterer to gange om året, og rapporterne skal stadig virke bagefter.
Hvem må se hvad? Bed om at se en bruger der kun kan se sit eget område.
Hvad koster det at komme ud igen? Data hører til jer, så få at vide hvordan de kommer med.
Det vi ikke kan svare på herfra
Hvad det koster. Det følger datamængden og antallet af rapporter, ikke en prisliste.
Om I skal have et lag imellem. Under en vis mængde er svaret nej, og grænsen er forskellig fra hus til hus.
Hvor lang historik I har brug for. Det er et spørgsmål til ledelsen, ikke til IT.
Om jeres nuværende rapporter kan genbruges. De skal ses igennem, inden nogen lover det.
Ofte stillede spørgsmål
Kan Power BI hente data direkte fra Business Central?
Ja. Power BI taler med Business Central gennem systemets eget API, og rapporten henter selv sine tal hver gang den opdateres. Der skal ikke købes eller passes noget ekstra, og den første rapport kan stå samme dag. Det er derfor de fleste starter der, og det er også den rigtige beslutning. Spørgsmålet er ikke om man skal starte sådan, men hvornår man opdager at man er vokset fra det.
Hvornår giver det mening at lægge en database ind mellem Business Central og Power BI?
Når rapporterne holder op med at være én persons arbejde. Så længe én bygger én rapport, er den direkte forbindelse billigere og hurtigere at leve med. I det øjeblik flere afdelinger skal se de samme tal og være enige om hvad de betyder, skal definitionerne bo et sted der ikke er inde i en enkelt rapportfil. Det er den grænse der afgør det, ikke en datamængde.
Hvorfor kan Business Central ikke selv vise historikken?
Business Central ved hvad tallene er nu, og systemet gemmer alle posteringer. Det er ikke det samme som at kunne svare på hvordan lagerværdien så ud den sidste fredag i marts. Skal den slags spørgsmål kunne besvares, skal tilstanden gemmes undervejs, og det sker et andet sted end i selve økonomisystemet.
Følger rettighederne fra Business Central med over i Power BI?
Nej. I Business Central følger rettighederne brugeren, så en sælger ser sine egne kunder. Når tallene flytter over i en rapport, følger det ikke med af sig selv. Adgangen skal bygges igen i rapportlaget. Springes det over, ender man med en rapport der ikke kan deles, og det er den almindeligste grund til at en dyr rapport kun bliver brugt af få personer.
Hvad sker der med rapporterne, når Business Central bliver opdateret?
Microsoft opdaterer Business Central to gange om året, og rapporterne skal stadig virke bagefter. Det er et spørgsmål der bør stilles til enhver leverandør inden der bygges. Svaret afhænger af hvordan forbindelsen er lavet, ikke af hvor god rapporten er.
Skal vi se på en af jeres rapporter?
Det bliver konkret i det øjeblik man åbner en rapport der allerede findes, og ser hvor lang tid den bruger og hvor tallene kommer fra. Vi kan kigge på en af dem sammen med jer.
Hvad vi selv gør med Power BI, står på Microsoft Power BI. Ved I ikke hvad I har kørende i forvejen, er Få overblik stedet at starte, og skal beslutningen kvalificeres sammen med os, findes den som en workshop.
Her har vi kilderne fra: Artiklen beskriver to måder at bygge rapportering på og de spørgsmål valget rejser. Den indeholder ingen markedstal, ingen procenter og ingen sammenligning af navngivne produkter. Emnevalget bygger på en måling i Search Console den 30. september 2026 over perioden 29. juni til 27. september. Henvisningerne peger alle på sider på curabis.dk.
