En måde at finde Salgsprisoplevelsen

Mange veje fører til Rom og rigtig mange er faktisk uden brosten...

Der findes ikke én rigtig måde at strukturere priser på i en virksomhed. Derfor har Microsoft lanceret et modul der er fleksibel og som nemt kan udvides.

Den grundlæggende logik er enkel: Man registrerer en pris, som kunden skal betale. Men i praksis rummer prisstrukturen ofte årtiers aftaler, rabatgrupper, kundespecifikke priser, historik og særlige undtagelser. 

Derfor opstår der hurtigt debat, når prisstrukturen skal ændres.
Hvilken model er korrekt?
Hvad er mest fremtidssikret?
Hvad er “tættest på standard”?

Men fra et forretningsperspektiv er det ikke det vigtigste spørgsmål. Der er nemlig mange veje til Rom. Og vi kan godt vælge en vej, der er unødigt brostensbelagt, eller kompleks og tung at vedligeholde og svær at skabe overblik i.

Alternativet er ikke at forsimple virkeligheden, men at forstå den og indpasse den til den nye struktur, som passer til virksomhedens måde at arbejde på og som gør fremtidige processer mere gennemsigtige.

Når vi taler om prisstruktur i Business Central, bør fokus derfor ikke være på tekniske muligheder. De er til stede.  
Det bør centreres omkring forretningens behov, governance og beslutningsgrundlag.

I denne artikel deler jeg en kundecase, hvor vi bevidst testede to forskellige konverteringsmodeller i parallelle miljøer og lod virksomheden træffe beslutningen på baggrund af konkrete data frem for antagelser.

Kundens eksisterende prisstruktur

Kunden arbejdede med en klassisk og velfungerende prisstruktur i den tidligere løsning.

Strukturen bestod af to primære og velkendte elementer:

1. Debitorgruppe- og varegrupperabatter

Rabatter blev styret via kombinationer af debitorgrupper og varegrupper.
Disse rabatter var relativt statiske og blev anvendt som et overordnet styringslag i prissætningen.

2. Kundespecifikke salgspriser

Udvalgte kunder havde individuelle salgspriser på specifikke varer.
Disse priser blev anvendt direkte ved ordreoprettelse og fungerede som supplement til rabatstrukturen.

Prisopsætningen sikrede:

• Korrekt prisberegning ved salg
• Understøttelse af både generelle og individuelle aftaler
• En struktur, organisationen var fortrolig med
• Tydelig sammenhæng mellem rabatpolitik og konkrete salgspriser

Overblik og drift fungerede rigtig godt i den eksisterende model. Baggrunden for forandringen var et ønske om at overgå til Microsofts nye Sales Price Experience og dermed tilpasse sig den fremtidige standard.

Metode: Et datadrevet beslutningsgrundlag

Når virksomheden stod over for at aktivere Sales Price Experience i Business Central, var det ikke et spørgsmål om om der skulle ændres, men hvordan ændringen skulle struktureres og forankres i praksis.

For at understøtte det beslutningsgrundlag skabte vi en tilgang, der gjorde valget konkret og håndgribeligt.

Analyse og visualisering

I fællesskab med kunden gennemgik vi begge modeller. Gennemgangen tog udgangspunkt i konkrete scenarier og virksomhedens egen måde at arbejde med priser på:

• Hvordan blev eksisterende priser og rabatter repræsenteret i hver model?
• Hvordan ville prisvedligeholdelsen fungere i dagligdagen?
• Hvilke strukturer understøttede historik og fremtidige prisændringer
• Hvordan ville nye priser blive oprettet i praksis?

Ved at arbejde i to funktionelle testmiljøer kunne vi visualisere forskellene direkte, og kunden kunne selv se konsekvenserne af hver tilgang — ikke via abstrakte beskrivelser, men via egne data.

Fokus på konkret valg

Metoden gjorde det muligt at flytte beslutningen væk fra et teknisk paradoks om tabeller og systemlogik til et reelt beslutningsrum:

• Valget blev peget på konkrete arbejdsgange,
• beslutninger kunne træffes ud fra systemets adfærd med egne data,
• og organisationen fik et realistisk billede af, hvordan hver model ville fungere fremadrettet.

Denne tilgang sikrer, at beslutningen om konverteringsmodel bliver baseret på praktisk erfaring frem for antagelser.

Valget: Én standardiseret prisliste

Efter gennemgangen af de to modeller traf kunden beslutning om at konvertere til modellen med én samlet standardprisliste.

Begrundelsen var enkel:

Denne model afspejlede den eksisterende prisstruktur bedst muligt og skabte den mest genkendelige overgang for organisationen.

Den alternative konverteringsmodel fulgte Microsofts definerede principper for opdeling i specifikke prislister. Det resulterede i en væsentligt større mængde prislister, da strukturen konsekvent blev opdelt efter systemets logik. For virksomheden ville det betyde en mere omfattende administration fra dag ét.

Vi drøftede kort, om prisstrukturen burde forenkles inden selve konverteringen. En oprydning før overgang kunne have reduceret datamængden og givet et mere strømlinet udgangspunkt.

Kunden ønskede imidlertid at bevare den fulde historik og sikre kontinuitet i data. Prioriteten var derfor at skabe arbejdsro og få den nye struktur i drift med et så genkendeligt udgangspunkt som muligt.

Valget faldt derfor på konverteringsmodel A, altså én standardiseret prisliste med efterfølgende mulighed for at arbejde struktureret videre med data i den nye platform.

Efter testperioden: Konkrete tilpasninger og medarbejderfeedback

Efter cirka én uges test med den valgte model gik vi tilbage til kunden for en ny gennemgang. Fokus var nu ikke længere på konverteringsmetoder, men på, hvordan den nye prisstruktur fungerede i praksis i daglig drift.

Under testfasen blev det hurtigt tydeligt, hvilke elementer medarbejderne oplevede som værdiskabende:

• Tydeligt skel mellem aktive og tidligere priser
  De historiske priser blev adskilt fra de gældende priser ved hjælp af to prislister per kunde:

  • Aktiv prisliste, som den daglige salgsproces anvender

  • Passiv prisliste, som indeholder priser, der var gældende før den aftalte skæringsdato

  Dette skel gjorde det væsentlig lettere at se, hvilke priser der reelt var i brug — og hvilke der primært tjente historiske formål.

• Forbedret overblik i prisvedligeholdelse
  Med den nye struktur blev det både hurtigere og mere intuitivt at identificere og oprette nye priser.
  Medarbejderne oplevede, at de kunne danne sig et klart billede af prisudviklingen uden at skulle navigere i et stort antal overlappende prisregistre.

• Bedre sporbarhed og datadisciplin
  Adskillelsen af gældende vs. tidligere priser gjorde det også nemmere at dokumentere prisændringer over tid.
  Samtidig gav det et solidt grundlag for governance omkring fremtidige prisændringer.

Kunden havde ved testens start ønsket arbejdsro til at afprøve løsningen med egne data og uden oprydning eller forenkling forud for konvertering. Efter testperioden kunne de bekræfte, at tilgangen havde givet netop det: