Opsætning af delvis momsfradragsret i Business Central

En nem måde at håndtere kvartmomstræk i Business Central

Moms er en af de poster i regnskabet, der kræver præcis opsætning for at sikre både korrekt bogføring og korrekt momsafregning. I mange virksomheder håndteres moms på en simpel måde i finans – som én samlet saldo – men det skaber ofte manglende gennemsigtighed, især når nogle udgifter kun giver delvis momsfradrag.

I denne artikel forklarer vi, hvad delvis momsfradragsret reelt handler om, hvorfor det bruges i Danmark, især i forbindelse med restaurationsmoms (ofte omtalt som kvartmomstræk) og hvordan du trin for trin sætter det korrekt op i Microsoft Business Central.

Hvad betyder delvis momsfradragsret?

Delvis eller reduceret momsfradragsret opstår, når du i din virksomhed køber varer eller ydelser, hvor ikke hele momsen kan trækkes fra i momsregnskabet.
I stedet for at fratrække 100% af momsen, som ved almindelige momspligtige køb, må man her kun trække en del - fx 25%, og resten må bogføres som en omkostning. 

Denne praksis i Danmark har særlig relevans for udgifter som repræsentation og restaurationsomkostninger, hvor SKAT kun tillader at trække 25% af den betalte moms fra. Det er derfor ofte omtalt som kvartmomsordningen. Her er momssatsen stadig 25%, men fradragsretten er begrænset til 25 % af dette momsbeløb, svarende til 6,25 % af den samlede udgift. Det er ikke en reduceret momssats i sig selv, men en regnskabsmæssig regel om fradragsret.

Nu vi har teorien på plads, lad os tage arbejdshandsker på og trimme Business Central til at kunne håndtere delvis momsfradrag.

Find Momsopsætningen

1. Tryk Alt+Q

2. Skriv moms ops

3. Under Gå til sider og opgaver vælger du Momsopsætning

Herefter åbnes siden Momsopsætning, som vist her:

Aktivér ikke-fradragsberettiget moms

Dette felt skal slås til, før Business Central kan håndtere splitmoms og delvist momsfradrag.

Vigtigt at være opmærksom på

Når dette felt aktiveres:

• Kan det ikke deaktiveres igen

• Business Central kører en intern klargøring, som:

  • udvider momsdatamodellen

  • forbereder systemet på fremtidig håndtering af ikke-fradragsberettiget moms

• Ændringen påvirker kun fremadrettet bogføring

Derfor bør aktivering ske:

• i forbindelse med opsætning

• eller som en bevidst beslutning, fx ved overgang fra ældre momsmodeller (som 6,25 %)

Forklaring af indstillinger under fanen “Ikke-fradragsberettiget moms”

Når funktionaliteten er aktiveret, får du adgang til fire vigtige indstillinger. De styrer hvor den ikke-fradragsberettigede moms bogføres, afhængigt af konteksten.

I en dansk kontekst anvendes delvis momsfradragsret lige nu udelukkende repræsentationsudgifter. Disse udgifter bogføres som almindelige driftsomkostninger, og den ikke-fradragsberettigede moms indgår derfor blot som en del af omkostningen.

De øvrige indstillinger for ikke-fradragsberettiget moms i Business Central anvendes primært i andre scenarier og har ingen praktisk betydning for repræsentationsudgifter.

Best practice jf. nuværende lovgivning: "Aktivér ikke-fradragsberettiget moms",  uden at bruge de fire avancerede indstillinger

Opsætning af momsbogføring til kvartmomstræk

Når ikke-fradragsberettiget moms er aktiveret i Momsopsætning, er næste skridt at definere hvordan Business Central skal beregne og bogføre momsen i praksis. Det gør vi i Momsbogføringsopsætning, som er tilgængeligt fra pagen Momsopsætning.

Billedet ovenfor viser momsbogføringsopsætningen i Business Central, hvor de relevante felter er markeret med en rød ramme. Den gule linje markerer den opsætning, der anvendes til kvartmomstræk (repræsentationsudgifter).

Hvad viser den gule linje?

Den gule linje er grundlæggende en helt almindelig momsopsætning med 25 % moms, men med én afgørende forskel:
Den er sat op til at begrænse fradragsretten med værdien fra feltet "Ikke-fradragsberettiget momsprocent"

Det er her, selve kvartmomstrækket defineres.

Gennemgang af de påkrævede felter

Moms %

I den gule linje er Moms % = 25

Det betyder:

• Business Central beregner fuld moms på bilaget

• Der er ikke tale om en reduceret momssats

Dette er vigtigt, da repræsentation efter dansk momslov altid har 25 % moms.

Tillad ikke-fradragsberettiget moms

Dette felt er sat til “Tillad”.

Det betyder:

• Business Central må godt splitte momsen i:

  • fradragsberettiget moms

  • ikke-fradragsberettiget moms

Hvis feltet stod til “Tillad ikke”, ville hele momsen blive behandlet ens – og kvartmomstræk ville ikke være muligt.

Ikke-fradragsberettiget momsprocent

Her er værdien sat til 75.

Det betyder:

• 75 % af momsen kan ikke fradrages

• 25 % af momsen kan fradrages

Med 25 % moms giver det:

• effektivt fradrag på 6,25 % af grundbeløbet

• præcis det, man kender som kvartmomstræk

Ikke-fradragsberettiget købsmomskonto

I den gule linje er der angivet en konto (fx 2765) til ikke-fradragsberettiget købsmoms.

Denne konto bruges til:

• den del af momsen, der ikke må fradrages

• som dermed bliver en omkostning

Det gør bogføringen:

• gennemsigtig

• let at afstemme

• nem at forklare over for revisor

Hvad sker der ved bogføring?

Når denne momsopsætning anvendes på et bilag:

1. Business Central beregner 25 % moms

2. 25 % af momsen bogføres som fradragsberettiget moms

3. 75 % af momsen bogføres som ikke-fradragsberettiget moms (omkostning)

4. Kun den fradragsberettigede del indgår i momsafregningen

Alt sker automatisk og uden manuelle posteringer.

Anvendelse

Når opsætningen af reduceret momsfradragsret er på plads i Business Central, får virksomheden en løsning, der både er fleksibel og robust. Momsopsætningen kan enten knyttes direkte til finanskonti, anvendes gennem finanskladder eller bruges i forbindelse med almindelige købsbilag, hvor repræsentationsudgifter skal bogføres.

Uanset hvilken arbejdsgang man vælger, sørger Business Central automatisk for den korrekte momsbehandling: systemet beregner altid 25% moms, opdeler beløbet i fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget moms, og bogfører begge dele korrekt i finans.

Det betyder, at den ikke-fradragsberettigede del bogføres som en omkostning, mens den fradragsberettigede del indgår i momsafregningen. Der er således ikke behov for manuelle splits, særskilte posteringer eller efterfølgende korrektioner. Alt håndteres inden for standardfunktionaliteten i Business Central.

Som illustreret i momsposterne ovenfor, giver løsningen desuden fuld sporbarhed: grundlag, momsbeløb og opdeling af fradrag fremgår tydeligt, og sammenhængen mellem bilag, momsopsætning og bogføring er let at følge. Det sikrer ikke blot korrekt momsafregning, men også gennemsigtighed i bogføringen og en entydig, revisionssikker dokumentation.

Med denne opsætning får du altså en moderne og driftssikker håndtering af delvis momsfradragsret – en løsning, der både er kompatibel med gældende lovgivning og integrerer direkte med den øvrige moms- og finansfunktionalitet i Business Central.